Digitalisierung der Verwaltung schreitet voran

Intensive Schulung der Mitarbeiter abgeschlossen

Die SG Weser-Aue hat Mitte des Monats planmäßig das Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt. Vorausgegangen ist eine intensive Schulung der Mitarbeiter der Rathäuser in Marklohe und Liebenau sowie der Nebenstellen unter der Federführung der das Projekt leitenden und begleitenden Fachbereichsleiterin Nadine Schlier.

Die in der Vergangenheit genutzten Hefter und Locher werden eingemottet, farbige Aufkleber verschwinden, Papier wird  in Zukunft in den Rathäusern zu einem raren Gut.

Zukünftig werden alle in den Rathäusern und Verwaltungsstellen noch in Papierform eingehenden Posteingänge vor Weitergabe in die Bearbeitung an zentraler Stelle digitalisiert und dem zuständigen Bearbeiter dann (natürlich auch in digitalisierter Form) weitergeleitet. Der sog. Workflow ( Abwicklung des Vorganges / des Geschäftsprozesses ) erfolgt dann ausschließlich in digitaler Form. Gespeichert bzw. später abgelegt werden die Arbeitsvorgänge dann in elektronischen Akten ( E-Akten ) auf der Grundlage eines einheitlichen Aktenplanes. Für zukünftige Geschäftsvorfälle werden somit keine platzraubenden Archive mit Hunderten von Aktenordnern mehr benötigt. Vorgänge oder Arbeitsschritte, die noch in Papierform begonnen wurden, müssen nachträglich digitalisiert und der bestehenden E-Akte zugeordnet werden. Dies gilt auch für sog. Altfälle, die noch eine Relevanz haben oder haben könnten sowie für Vorgänge, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Eine Arbeit, die die Verwaltung vermutlich noch über Jahre beschäftigen wird. Genannt sei hier nur die Digitalisierung tausender Bau- und Steuerakten.

Ein Sprichwort lautet: „Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt“ Machen wir uns also auf den Weg.

Samtgemeinde Weser-Aue goes digital. With seven miles boots.

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